Chức năng, nhiệm vụ phòng Công tác HSSV

Trưởng phòng

ThS Nguyễn Khánh Duy

0963699069

nguyenkhanhduy@tuetech.edu.vn

Nhân viên

ThS Giang Thu Phương

0982246712

giangthuphuong@tuetech.edu.vn

1. Nguyễn Khánh Duy-Trưởng phòng

ĐT: 0963699069, Email:  nguyenkhanhduy@tuetech.edu.vn 

- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về tổ chức, thực hiện nhiệm vụ công tác HSSV của nhà trường.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định trong nhà trường về: Công tác quản lý HSSV, Lưu học sinh; công tác GVCN, công tác quản lý sinh viên nội, ngoại trú, quản lý KTX; công tác cấp phát văn bằng, chứng chỉ; công tác chế độ chính sách, học bổng khuyến khích học tập cho sinh viên.

- Tiếp nhận, sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ, điều chỉnh công việc của cán bộ phòng.

- Quản lý, chỉ đạo công việc của các cán bộ trong phòng.

- Theo dõi nề nếp công tác của cán bộ phòng.

- Nhận xét, đánh giá, đề nghị khen thưởng, kỷ luật cán bộ trong phòng.

- Tổ chức triển khai công tác giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức, lối sống cho sinh viên theo kế hoạch của nhà trường; tổ chức các hoạt động khác ngoài giờ lên lớp.

- Xây dựng kế hoạch tuần sinh hoạt công dân vào đầu năm học, đầu khóa học.

- Phụ trách công tác phát triển Đảng trong sinh viên:  Giới thiệu đoàn viên ưu tú học lớp bồi dưỡng kết nạp đảng, giới thiệu đối tượng kết nạp đảng.

- Tìm hiểu, cập nhật các văn bản của nhà nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo về chế độ chính sách cho người học.

- Thông báo, tổng hợp các trường hợp sinh viên thuộc các diện chế độ chính sách, trợ cấp xã hội theo từng học kỳ.

- Hướng dẫn về thủ tục hồ sơ xét miễn giảm học phí và trợ cấp xã hội cho sinh viên.

- Tổng hợp danh sách sinh viên xét học bổng khuyến khích học tập và các học bổng khác.

- Chỉ đạo công tác GVCN, định hướng nội dung sinh hoạt lớp, quản lý sinh viên.

- Đề xuất các phương án thành lập các lớp sinh viên, cử giáo viên chủ nhiệm lớp.

- Định kỳ tổ chức cho lãnh đạo Nhà trường đối thoại với HSSV.

- Tìm hiểu các văn bản của nhà nước, của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các ban ngành liên quan đến công tác quản lý Lưu học sinh.

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu ban hành các văn bản, quy định về công tác quản lý Lưu học sinh tại trường Đại học Việt Bắc.

- Tiếp nhận Lưu học sinh đến học tại trường Đại học Việt Bắc.

- Tiếp nhận, rà soát hồ sơ Lưu học sinh.

- Lập danh sách quản lý Lưu học sinh.

- Quản lý hộ chiếu, thị thực của Lưu học sinh (hạn hộ chiếu, thị thực của Lưu học sinh...).

- Làm các thủ tục xin cấp, gia hạn thị thực.Đăng ký tạm trú cho Lưu học sinh.

- Tham gia Hội hữu nghị Việt – Lào tỉnh Thái Nguyên

- Làm cầu nối giữa các thành viên trong hội hữu nghị Việt – Lào, sinh viên Lào của nhà trường với tỉnh Hội và các sinh viên Lào trường bạn.

- Tổ chức, tham gia các hoạt động của Hội hữu nghị Việt Lào.

Thực hiện công tác tuyển sinh theo sự phân công của Ban tuyển sinh.

- Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ sinh viên và quan hệ doanh nghiệp được phụ trách phòng phân công.

- Tham mưu tổ chức các hoạt động tư vấn, giới thiệu việc làm, xét học bổng tài trợ.

- Tham mưu về công tác an ninh, trật tự trong nhà trương với lãnh đạo phòng.

- Phối hợp với công an địa phương, phòng PA03 về công tác an ninh, trật tự trong nhà trường.

- Tổ chức các hoạt động giáo dục, hoạt động ngoại khoá về công tác phòng chống các tện nạ xã hội trong nhà trường.

- Tổ chức các hoạt động về tuyên truyền pháp luật, anh ninh trật tự, an toàn giao thông.

Chỉ đạo công tác kiểm định chất lượng giáo dục do nhà trường phân công cho phòng.

- Chỉ đạo tổ chức khám sức khoẻ cho sinh viên đầu khóa và cuối khóa, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho HSSV.

- Chỉ đạo công tác sinh viên nội, ngoại trú, công tác quản lý KTX.

- Công tác điểm rèn luyện của sinh viên.

- Công tác cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

- Công tác y tế trường học.

- Chỉ đạo và tổ chức hoạt động thi đua của cán bộ phòng, của các lớp HSSV.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được BGH nhà trường giao.

2. Giang Thu Phương-Chuyên viên

ĐT: 0982246712, Email:  giangthuphuong@tuetech.edu.vn 

- Công tác tiếp nhận sinh viên.

- Công tác quản lý hồ sơ sinh viên.

- Công tác thôi học, bảo lưu, tiếp nhận sinh viên quay lại học tập. Cập nhật danh sách HSSV thôi học, xoá tên, tiếp tục học, chuyển trường lên phần mềm.

- Cập nhật danh sách HSSV lên phần mềm.

- Quản lý HSSV khi đến trường học tập và sinh hoạt, thông báo cho gia đình về việc HSSV bỏ học, nghỉ học, kiểm điểm, nhắc nhở HSSV vi phạm nội quy, quy định của nhà trường.

- Phối hợp các phòng chức năng làm thẻ cho sinh viên.

- Lập danh sách HSSV trong độ tuổi nghĩa vụ quân sự gửi về địa phương.

- Công tác báo cáo tình hình sinh viên hàng năm đến các cơ quan quản lý.

- Tham mưu cho lãnh đạo phòng về công tác quản lý sinh viên.

- Cập nhật các văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác đánh giá điểm rèn luyện của sinh viên.

- Tư vấn lãnh đạo phòng về việc điều chỉnh các văn bản, công việc xét điểm rèn luyện của sinh viên.

- Theo từng học kỳ, lập kế hoạch, thông báo đánh giá điểm rèn luyện của sinh viên; tổng hợp kết quả rèn luyện của sinh viên.

- Lập lịch xét điểm rèn luyện của sinh viên.

- Tham mưu cho lãnh đạo phòng về các văn bản liên quan đến quy định cấp, phát văn bằng chứng chỉ (các quy định của Bộ giáo dục và Đào tạo, tham mưu cho lãnh đạo phòng xây dựng các quy định, quy trình về việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ của nhà trường).

- Tiếp nhận đơn, lập danh sách sinh viên đăng ký xét tốt nghiệp.

- Rà soát thông tin cá nhân sinh viên tốt nghiệp để chuyển bộ phận in ấn văn bằng chứng chỉ.

- Nhận văn bằng, chứng chỉ từ bộ phận in ấn.

- Cấp phát văn bằng, chứng chỉ cho sinh viên.

- Trả hồ sơ cho sinh viên tốt nghiệp, sinh viên thôi học (quy trình trả hồ sơ sinh viên).

- Thông báo đăng ký danh hiệu thi đua tập thể các lớp và cá nhân HSSV theo từng năm học. (Kể cả đăng ký thi đua theo học kỳ, các ngày lễ lớn...)

- Tổng hợp thi đua khen thưởng liên quan đến HSSV.

- Soạn thảo và lưu trữ các văn bản, quyết định, báo cáo theo yêu cầu của trưởng phòng.

- Làm nhiệm vụ thư ký phòng (ghi biên bản các cuộc họp, trình ký, gửi các văn bản đến các đơn vị trong và ngoài trường; trực điện thoại phòng…).

- Tiếp nhận, phân loại, trả kết quả các giấy tờ xác nhận của HSSV sau khi đã được xác nhận.

- Nhận và phát thư, ấn phẩm cho HSSV.

- Phối hợp với các phòng chức năng tổ chức khám sức khỏe cho sinh viên đầu khóa.

- Phối hợp với ngành Y tế tại địa phương tổ chức các hoạt động vệ sinh môi trường, phòng, chống các dịch, bệnh trong trường học và các dịch bệnh mới xuất hiện.

- Phối hợp với các phòng chức năng (phòng KH-TC) về công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho HSSV. Tổ chức sinh viên tham gia các hoạt động tuyên truyền, giáo dục về bảo hiểm y tế.

- Tổ chức các hoạt động giáo dục, hoạt động ngoại khoá và truyền thông về giáo dục sức khỏe, vệ sinh cá nhân, vệ sinh môi trường trong nhà trường.

- Tìm hiểu các văn bản của nhà nước, của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác quản lý sinh viên nội, ngoại chú, quản lý KTX.

- Tham mưu cho lãnh đạo phòng về các văn bản, quy định về công tác quản lý sinh viên nội ngoại trú, quản lý KTX của nhà trường.

- Tiếp nhận đơn xin ở KTX của sinh viên, sắp xếp bố trí chỗ ở, làm hợp đồng cho sinh viên ở KTX của nhà trường.

- Tổ chức cho sinh viên các phòng ký giấy giao nhận cơ sở vật của phòng ở.

- Công tác đăng ký tạm trú cho sinh viên nội trú.

- Lập danh sách HSSV nội, ngoại trú gửi cho các đơn vị ở địa phương để phối hợp quản lý.

- Phối hợp phòng KH-TC, Tổng hợp về công tác thu tiền điện nước KTX (danh sách sinh viên các phòng đủ ngày vào, ngày ra).

- Quản lý ký túc xá đảm bảo về an ninh, trật tự, vệ sinh, phòng chống tệ nạn xã hội, phòng chống cháy nổ, tiết kiệm điện, nước.

- Báo cáo thường xuyên tình hình trong khu nội trú với lãnh đạo phòng.

- Phối hợp phòng Tổng hợp quản lý tài sản của nhà trường trong ký túc xá và đề nghị sửa chữa kịp thời.

- Tham gia kiểm tra tác phong, nề nếp của HSSV nội, ngoại trú.

- Xếp lịch các lớp sinh viên vệ sinh khuôn viên trường hàng tuần, hàng tháng.

- Lập lịch kiểm tra KTX thường xuyên, định kỳ. Tổng hợp công tác kiểm tra KTX hàng tháng để báo cáo lãnh đạo phòng.

- Lập lịch kiểm tra đột xuất KTX vào buổi tối.

- Tham mưu về công tác tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao cho sinh viên nhà trường.

- Lập kế hoạch, tổ chức triển khai các hoạt động văn hoá, văn nghệ, TDTT và các hoạt động ngoại khoá khác.

- Phụ trách các hoạt động văn hóa, thể thao trong khối thi đua.

- Tham mưu về công tác quản lý, kết nối cựu sinh viên.

- Thành lập, quản lý Ban liên lạc cựu sinh viên.

- Quản lý danh sách, thông tin cá nhân của cựu sinh viên.

- Kết nối cựu sinh viên, điều tra, khảo sát việc làm sau tốt nghiệp của sinh viên.

- Tham gia công tác GVCN theo yêu cầu.

- Tổng hợp tình hình, nội dung sinh hoạt của các lớp để báo cáo lãnh đạo Phòng.

- Phụ trách tiêu chuẩn: 21 và 24 về đánh giá kiểm định chất lượng cơ sở đào tạo.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được lãnh đạo phòng phân công./.